Den Eigenbeleg als Ersatzbeleg ausstellen

Eigenbeleg 22 Jul

Den Eigenbeleg als Ersatzbeleg ausstellen

Mit der kostenfreien Eigenbeleg Vorlage können Sie schnell Ihren eigenen Beleg erstellen. Unser Ersatzbeleg Muster im Word-Dokument ist bereits fertig ausgestellt & braucht nur noch ausgefüllt werden. Der Vordruck kann entweder an Ihrem PC oder klassisch per Hand fertiggestellt werden.

Haben Sie die Originalquittung verloren oder diese nicht einmal gekriegt? Kein Ding! Machen Sie Ihre Rechnungsführung mit der gratis Mustervorlage erneut vollständig.

Los geht’s.

Eigenbeleg Vorlage mit Ausfüllanleitung

In der Geschäftsbuchhaltung herrscht die eiserne Richtlinie „Keine Buchung ohne Beleg“. Ein Eigenbeleg kann nur dann ausgestellt werden, für den Fall, dass eine bestimmte Rechnung in keinster Weise mehr vorhanden oder unleserlich ist. Der Anlass muss sich dabei ausnahmslos um eine betriebliche Ausgabe handeln, damit ihre Ausgabe von den Steuerbehörden auch abgesegnet wird.

Wichtig bei dem selber ausgestellten Quittungsbeleg ist die Auflistung aller relevanten Angaben über ihre Betriebsausgabe, so wie jene typischerweise auch auf dem originalen Ausgabennachweis aufgeführt wären. Ihr Eigenbeleg muss von daher nachzuvollziehen & von der Ausgabenhöhe her glaubwürdig sein. Auf dem selbst erstellten Beleg sind deshalb ohne Ausnahme der vollständige Name sowie die Adresse des Zahlungsempfängers, der Anlass für die Aufwendung, der Ausgabenbetrag, der präzise Grund für das Erstellen des Ersatzbelegs, das Datum & die Unterzeichnung des Zahlenden aufzuführen.

Hierbei sollte Ihr Eigenbeleg immerzu der Ausnahmefall bleiben. Unzählige & zu oft erstellte Ersatzbelege sind bei einer möglichen Steuerprüfung meistens nicht glaubhaft.

Mit einem Ersatzbeleg die betrieblichen Ausgaben wieder gültig machen

Existiert für eine geschäftliche Ausgabe kein Nachweis und ist die nachträgliche Beschaffung der Notbelege oder einer Kopie ihrer Quittung nicht machbar oder zu aufwändig, so darf ein Entrepreneur oder sein Angestellter den Ersatzbeleg erstellen. Auf jenem notiert er die nötigsten Informationen zum Geschäftsvorfall.

Der Ersatzbeleg dient in ihrer Buchhaltung als Basis für die Buchung des Geschäftsvorfalls. Kostenlose Muster und Vorlagen unterstützen das Erstellen dieser Ersatzbelege. Die Ausgaben sollten naturgemäß geschäftlich veranlasst sein, um als Betriebsausgaben zu gelten. Die gezahlte Umsatzsteuer darf ein Unternehmensinhaber nicht als Vorsteuer abziehen, sofern dieser den geschäftlichen Vorfall lediglich mit einem Eigenbeleg nachweist. Andererseits zählt dann auch der gesamte Bruttobetrag als Geschäftsausgabe.

Abgesehen von den Vorfällen, in denen der Eigenbeleg den originalen Beleg ersetzen soll, gibt es in einem Betrieb auch Geschäftsvorgänge, bei denen es zur Anfertigung von eigenen Belegen überhaupt keine Alternative gibt, etwa im Falle von Privatentnahmen oder -Einzahlungen von Knete oder auch Sachwerten. Kostenlose Vorlagen und Muster assistieren beim Anfertigen von Eigenbelegen. Außerdem bieten wir ein Online-Tool für genau diesen Zweck an, welches ebenfalls kostenlos zur Verfügung steht.

Eigenbelege sind für Kleinbeträge unbedenklich

Ersatzbelege für Kleinbeträge bis zu 150 Euro im Gesamten sind in der Regel unproblematisch, heißt es bei dem BVBC.

Das gilt insbesondere für Zahlungen, die über ein Konto geführt wurden. Schließlich bestehe in diesem Fall ein Bankauszug als Fremdbeleg. Schwieriger sind Bargeldzahlungen. Ersatzbelege für Barzahlungen kann der Steuerzahler um zusätzliche Nachweise ergänzen, sofern er solche weiteren Nachweise besitzt.

Fehlt z. B. eine Versand-Quittung, kann eine Durchschrift des Briefes die Aufwendungen beweisen. Einige Kleinausgaben lassen sich sowieso lediglich mittels Eigenbeleg nachweisen. Trinkgelder zum Anlass einer Bewirtung wird ein Selbstständiger nicht quittiert kriegen. Hierfür brauchen Sie den Bewirtungsbeleg.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *